Falsche Gebühr, falsches Postfach: Was bei nachgenutzten Online-Diensten oft fehlt
Der Online-Antrag ist freigeschaltet, aber die Gebühr im Formular entspricht nicht der Satzung. Oder der Antrag kommt nicht im richtigen Postfach an. Für kleine Kommunen ohne eigene IT-Abteilung ist das kein Sonderfall, sondern der Alltag bei der Nachnutzung gemeinsamer Online-Dienste.
Genau an dieser Stelle setzt ein Beschluss der Abteilungsleitungsrunde des IT-Planungsrats vom 22. September 2026 an. Die FITKO soll bis zum 1. Januar 2027 eine produktiv nutzbare EfA-Parametrisierungs-Plattform bereitstellen. Die Nutzung bleibt freiwillig. Für das Rathaus ändert das nicht die Pflicht, die eigenen Angaben zu kennen.
EfA heißt „Einer für Alle“. Ein Land oder ein Verbund entwickelt einen Online-Dienst, andere Länder und Kommunen nutzen ihn mit. Der Dienst selbst ist einheitlich. Satzungen, Zuständigkeiten, Gebühren und Postfächer sind es nicht. Deshalb braucht jeder Dienst lokale Stellschrauben, fachlich Parameter genannt.
Die FITKO beschreibt in der Dokumentation zur EfA-Parametrisierung vier Arten solcher Angaben: variable Werte des Dienstes, Kommunikationsparameter für das Antragsrouting, Parameter für Bezahldienste und Angaben zur Darstellung. Praktisch sind das zum Beispiel die zuständige Stelle, die Gebühr nach der eigenen Satzung, das Zielpostfach für den Antrag und die Anbindung eines Bezahldienstes. Ohne diese Werte wirkt ein Online-Dienst fertig, arbeitet aber an der falschen Stelle.
Bisher liegen diese Angaben an mehreren Orten. Leistungsinformationen werden in Landes- und teils kommunalen Redaktionssystemen gepflegt und über das Portalverbund-Online-Gateway, kurz PVOG, gebündelt. Zahlungsbezogene Angaben liegen ergänzend im Deutschen Verwaltungsdiensteverzeichnis, das Routing von Anträgen läuft über FIT-Connect. Der IT-Planungsrat hatte mit Beschluss 2024/37 vom 19. Juni 2024 festgelegt, dass die standardisierte Pflege ab dem 1. Januar 2026 verbindlich zu nutzen ist, soweit ein Dienst diese Parameter überhaupt braucht. Die FITKO-Dokumentation, Stand September 2026, hält fest, dass diese flächendeckende Nutzung bisher nicht erreicht wurde. Eine Verschiebung des Stichtags auf den 1. Januar 2027 wurde vorgeschlagen. Ob und in welcher Form das beschlossen ist, sollten Kommunen über ihr Land oder ihren IT-Dienstleister klären, nicht aus Blogbeiträgen ableiten.
Der neue Beschluss 2026/06-AL vom 22. September 2026 schafft daneben einen konkreten Auftrag. Die FITKO soll bis zum 1. Januar 2027 eine produktiv verfügbare Umgebung der EfA-Parametrisierungs-Plattform, kurz EPP, bereitstellen. Die Funktionen betreffen nicht die FIM-Informationen. Sie bleiben freiwillig und sollen über das Self-Service-Portal oder die API von FIT-Connect genutzt werden. Betrieb und Weiterentwicklung werden aus vorhandenen Mitteln von PVOG und FIT-Connect finanziert. Die Bereitstellung ist bis zum 31. Dezember 2028 zugesichert, weil die Zielarchitektur rund um FIM, PVOG und die 115 noch beraten wird. Migrationspfade sollen rechtzeitig kommen. Eine Auswertung des Pilotbetriebs soll vor Ende 2028 vorliegen. Bestehende dezentrale Pflegewege werden nach der FITKO-Dokumentation nicht abgelöst.
Für eine Gemeinde ohne eigene IT heißt das: Es gibt keinen neuen Pflichtantrag und kein System, das die Satzung von allein kennt. Es gibt ab 2027 voraussichtlich einen zusätzlichen, freiwilligen Pflegeweg. Ob die Verwaltung ihn nutzt, hängt vom Land, vom Portalbetreiber und vom kommunalen IT-Dienstleister ab. Die fachlichen Angaben bleiben Sache der Kommune.
Falsche oder fehlende Parameter fallen nicht in der Bundesebene auf, sondern am Tresen. Drei typische Fälle:
• Die Hundesteuer oder eine vergleichbare kommunale Gebühr ist online beantragbar, im Formular steht aber ein Betrag aus einem anderen Satzungsgebiet. Bürger zahlen falsch oder brechen ab.
• Ein Gewerbe- oder Melde-Antrag kommt an, aber im Postfach der Verwaltungsgemeinschaft statt im Amt der Gemeinde. Die Frist läuft, niemand sieht den Vorgang.
• Die Geburtsurkunde lässt sich beantragen, die Bezahlung scheitert, weil der Bezahldienst nicht hinterlegt ist. Der Vorgang bleibt auf Papier hängen.
Was jetzt sinnvoll ist, lässt sich ohne Projektstruktur erledigen. Zuerst die bereits nachgenutzten Online-Dienste auflisten, nicht die theoretisch verfügbaren. Dann je Dienst festhalten, wer die lokalen Angaben heute pflegt: die Gemeinde selbst, die Verwaltungsgemeinschaft, der Landkreis oder der IT-Dienstleister. Danach die Werte prüfen, die sich tatsächlich lokal unterscheiden.
Checkliste für die nächsten Wochen:
• Zuständige Organisationseinheit und erreichbare Kontaktstelle je Online-Dienst, nicht die allgemeine Rathausadresse.
• Gebühren und Zahlungsarten laut eigener Satzung, mit Datum der letzten Änderung.
• Zielpostfach oder Routing für eingehende Anträge, einschließlich Vertretung in Urlaub und Krankheit.
• Bezahldienst angebunden, bewusst nicht vorgesehen oder ungeklärt.
• Eine benannte Person in der Verwaltung, die Änderungen an die pflegende Stelle gibt. Das muss keine IT-Kraft sein.
Zum Jahreswechsel sollte das Rathaus den Dienstleister konkret fragen: Nutzen wir ab 2027 die EPP, den bisherigen Weg über Redaktionssystem, PVOG, DVDV und FIT-Connect, oder beides? Wer trägt neue Werte ein, und in welcher Frist? Eine pauschale Zusage, man sei „OZG-ready“, ersetzt diese Antwort nicht.
Die EPP ist ein Pflegewerkzeug, kein fertiger Online-Dienst. Sie kann Mehrfachpflege verringern, wenn Länder und Dienstleister sie nutzen. Sie ersetzt nicht die Kenntnis der eigenen Zuständigkeit, Gebühr und Erreichbarkeit. Wer diese Angaben nicht benennen kann, sollte sie vor dem nächsten Softwaretermin klären, nicht danach.
Wenn unklar ist, welche Online-Dienste die Kommune schon nachnutzt und wo lokale Angaben fehlen, hilft ein strukturierter Blick von außen. Der Digitalisierungs-Check auf ps-gov.de ordnet genau diese Lücken ein.