Wenn Excel zur Fachanwendung wird – Chancen und Risiken kommunaler Eigenlösungen

Veröffentlicht am

Fast jede Kommune nutzt Excel. Ursprünglich als Tabellenkalkulation gedacht, entwickelt sich das Programm in vielen Verwaltungen über die Jahre zu einer erstaunlich leistungsfähigen Fachanwendung.

Ob Gebührenkalkulation, Investitionsplanung, Personalübersichten, Inventarverwaltung, Einsatzabrechnungen oder spezielle Auswertungen – häufig entstehen Lösungen, die exakt auf die Bedürfnisse der jeweiligen Verwaltung zugeschnitten sind.

Das ist zunächst nichts Negatives. Im Gegenteil:

Viele kommunale Excel-Lösungen entstehen dort, wo Standardsoftware konkrete Anforderungen nicht oder nur unzureichend abdeckt.

Gleichzeitig entwickeln sich manche dieser Lösungen im Laufe der Jahre zu geschäftskritischen Anwendungen – mit allen Chancen und Risiken, die normalerweise auch bei Fachverfahren auftreten.

1. Excel löst Probleme oft schneller als jede Beschaffung

Wenn ein neuer Bedarf entsteht, ist eine Excel-Lösung häufig die schnellste Antwort:

  • keine Ausschreibung
  • keine Projektlaufzeiten
  • keine zusätzlichen Lizenzkosten
  • sofort anpassbar
  • direkt durch die Fachabteilung nutzbar

Dadurch entstehen viele Lösungen aus einer pragmatischen Alltagssituation heraus:

„Wir brauchen dafür schnell eine Übersicht.“
„Das machen wir erst einmal in Excel.“

Aus einer einfachen Tabelle wird später ein komplexes Werkzeug mit Formeln, Makros, Verknüpfungen und automatisierten Abläufen.

Praktischer Gegenvorschlag: Excel-Lösungen bewusst als organisatorische Werkzeuge betrachten und nicht als reine Zwischenlösung.

2. Erfolg erzeugt neue Abhängigkeiten

Gerade erfolgreiche Eigenlösungen werden häufig immer weiter ausgebaut:

  • neue Auswertungen
  • zusätzliche Funktionen
  • automatisierte Berechnungen
  • Import- und Exportfunktionen
  • umfangreiche Makros

Mit jedem Ausbau steigt jedoch auch die Abhängigkeit von der jeweiligen Lösung.

Nach einigen Jahren hängt oftmals ein ganzer Verwaltungsprozess an einer einzigen Datei.

Problematisch wird dies insbesondere dann, wenn niemand mehr genau nachvollziehen kann:

  • wie Berechnungen funktionieren
  • welche Formeln kritisch sind
  • welche Anpassungen vorgenommen wurden
  • welche Version aktuell ist

Praktischer Gegenvorschlag: Wichtige Eigenlösungen organisatorisch wie Fachverfahren behandeln.

3. Das Wissen liegt häufig bei einer einzigen Person

Viele kommunale Excel-Lösungen werden von engagierten Mitarbeitenden entwickelt und gepflegt.

Dadurch entsteht häufig eine Situation, die zunächst gut funktioniert:

  • eine Person kennt die Logik
  • Änderungen können schnell umgesetzt werden
  • Fragen lassen sich direkt klären

Langfristig entsteht daraus jedoch ein erhebliches organisatorisches Risiko.

Bei:

  • Ruhestand
  • Stellenwechsel
  • Krankheit
  • längeren Ausfällen

wird häufig sichtbar, dass entscheidendes Wissen nie dokumentiert wurde.

Praktischer Gegenvorschlag: Funktionsweise und Aufbau wichtiger Dateien nachvollziehbar dokumentieren.

4. Datenqualität wird oft unterschätzt

Excel bietet große Freiheiten – genau darin liegt jedoch auch eine Herausforderung.

Anders als klassische Fachverfahren prüft Excel viele Eingaben nur begrenzt:

  • fehlerhafte Formeln
  • versehentliche Änderungen
  • uneinheitliche Eingaben
  • kopierte Werte
  • gelöschte Verknüpfungen

Solche Fehler bleiben häufig lange unentdeckt und können erhebliche Auswirkungen auf Auswertungen oder Entscheidungen haben.

Besonders kritisch wird dies, wenn Ergebnisse später Grundlage für Bescheide, Gebührenkalkulationen oder Haushaltsentscheidungen werden.

Praktischer Gegenvorschlag: Plausibilitätsprüfungen und regelmäßige Kontrollen organisatorisch einplanen.

5. Nicht jede Eigenlösung muss ersetzt werden

Häufig wird diskutiert, ob Excel-Lösungen grundsätzlich durch Fachverfahren ersetzt werden sollten.

Die Realität ist differenzierter.

Viele Eigenlösungen erfüllen ihren Zweck über Jahre sehr zuverlässig und wirtschaftlich.

Entscheidend ist nicht das verwendete Werkzeug, sondern die Frage:

  • Wie kritisch ist der Prozess?
  • Wie viele Personen nutzen die Lösung?
  • Wie stark hängt die Verwaltung davon ab?
  • Wie gut ist die Dokumentation?
  • Wie hoch sind die Risiken bei Fehlern?

Nicht jede Excel-Datei benötigt sofort ein komplexes Fachverfahren.

Praktischer Gegenvorschlag: Risiken und organisatorische Bedeutung realistisch bewerten statt pauschal zu entscheiden.

Ein pragmatischer Ansatz: Eigenentwicklungen bewusst steuern

Gute Eigenlösungen zeichnen sich nicht dadurch aus, dass sie möglichst komplex werden. Erfolgreich sind sie dann, wenn sie nachvollziehbar, dokumentiert und organisatorisch beherrschbar bleiben.

In der Praxis haben sich insbesondere folgende Punkte bewährt:

  • klare Verantwortlichkeiten
  • regelmäßige Datensicherungen
  • Versionierung wichtiger Dateien
  • nachvollziehbare Dokumentation
  • Vertretungsmöglichkeiten
  • regelmäßige Plausibilitätsprüfungen

Ziel sollte nicht sein, jede Eigenlösung zu vermeiden, sondern kritische Abhängigkeiten frühzeitig zu erkennen.

Fazit

Excel-Lösungen gehören seit vielen Jahren zum kommunalen Alltag. Sie ermöglichen schnelle, flexible und oft sehr praxisnahe Lösungen für konkrete Verwaltungsprobleme.

Gleichzeitig entstehen mit zunehmender Bedeutung organisatorische Risiken, die häufig erst bei Personalwechseln oder Fehlern sichtbar werden.

Gute Eigenlösungen zeichnen sich deshalb nicht nur durch funktionierende Formeln aus, sondern durch nachvollziehbare Strukturen, Dokumentation und organisatorische Absicherung.

Die entscheidende Frage lautet nicht:

„Läuft die Excel-Datei noch?“

Sondern:

„Könnte die Verwaltung den Prozess auch dann sicher weiterführen, wenn die ursprüngliche Erstellerin oder der ursprüngliche Ersteller morgen nicht mehr verfügbar wäre?“