Warum viele Kommunen ihre tatsächlichen IT-Kosten nicht kennen
Wenn in Kommunen über IT-Kosten gesprochen wird, stehen meist sichtbare Positionen im Mittelpunkt: Server, Lizenzen, Fachverfahren, Supportverträge oder externe Dienstleistungen.
Diese Ausgaben lassen sich relativ einfach beziffern und erscheinen unmittelbar im Haushalt. Gleichzeitig entsteht dadurch häufig ein unvollständiges Bild.
Die tatsächlich relevanten IT-Kosten sind oft nicht die Rechnungen, sondern die Auswirkungen auf die Organisation.
Viele Kommunen kennen ihre direkten IT-Ausgaben sehr genau. Deutlich schwieriger wird es bei der Frage, welche personellen, organisatorischen und prozessbezogenen Kosten tatsächlich durch die IT-Landschaft entstehen.
1. Sichtbare Kosten sind nur ein Teil der Wahrheit
Zu den klassischen IT-Kosten zählen beispielsweise:
- Hardwareanschaffungen
- Softwarelizenzen
- Wartungsverträge
- Hostingkosten
- Supportleistungen
- Beratungsleistungen
Diese Positionen sind vergleichsweise einfach zu erfassen und werden häufig als Grundlage für Entscheidungen verwendet.
Problematisch wird es jedoch, wenn daraus der Eindruck entsteht, sämtliche IT-Kosten seien bekannt.
Denn viele relevante Aufwände erscheinen in keinem IT-Haushaltstitel.
Praktischer Gegenvorschlag: IT-Kosten nicht ausschließlich als Beschaffungs- und Lizenzkosten betrachten.
2. Interne Arbeitszeiten werden selten bewertet
Jede Softwarelösung erzeugt organisatorische Aufwände:
- Benutzerverwaltung
- Schulungen
- Abstimmungen mit Dienstleistern
- Fehlerbearbeitung
- Dokumentation
- Prozessanpassungen
Diese Tätigkeiten werden häufig von Mitarbeitenden zusätzlich zum eigentlichen Tagesgeschäft übernommen.
Da hierfür meist keine gesonderten Kostenstellen existieren, bleiben die tatsächlichen Aufwände oft unsichtbar.
Gleichzeitig können sich über ein Jahr hinweg erhebliche Personalressourcen summieren.
Praktischer Gegenvorschlag: Bei IT-Entscheidungen auch interne Arbeitsaufwände realistisch berücksichtigen.
3. Medienbrüche und Doppelarbeiten verursachen laufende Kosten
Viele Kosten entstehen nicht durch die Systeme selbst, sondern durch unzureichend abgestimmte Prozesse.
Typische Beispiele sind:
- doppelte Datenerfassung
- manuelle Datenübertragungen
- zusätzliche Excel-Listen
- Papierablagen parallel zu digitalen Verfahren
- wiederkehrende Nacharbeiten
Jede einzelne Tätigkeit wirkt zunächst geringfügig. Über Jahre hinweg entstehen daraus jedoch erhebliche Aufwände.
Besonders problematisch ist, dass diese Kosten selten einer konkreten IT-Entscheidung zugeordnet werden können.
Praktischer Gegenvorschlag: Prozesse regelmäßig darauf überprüfen, wo unnötige Mehrfacharbeiten entstehen.
4. Niedrige Anschaffungskosten bedeuten nicht automatisch Wirtschaftlichkeit
Bei Beschaffungen wird häufig auf die unmittelbaren Investitionskosten geachtet. Das ist nachvollziehbar und haushaltsrechtlich erforderlich.
Gleichzeitig kann eine günstige Lösung langfristig höhere Gesamtkosten verursachen:
- höherer Pflegeaufwand
- zusätzliche Schulungen
- komplizierte Schnittstellen
- mehr Supportbedarf
- erhöhte Abhängigkeiten
Umgekehrt kann eine zunächst teurere Lösung langfristig wirtschaftlicher sein, wenn sie organisatorische Aufwände reduziert.
Praktischer Gegenvorschlag: Nicht nur Anschaffungskosten vergleichen, sondern den gesamten Lebenszyklus betrachten.
5. Cloud- und Lizenzmodelle erschweren die Kostenübersicht
Moderne Software wird zunehmend als laufende Dienstleistung angeboten. Dadurch verschieben sich Kostenstrukturen:
- monatliche Nutzungsgebühren
- zusätzliche Benutzerlizenzen
- Speichererweiterungen
- Zusatzmodule
- optionale Sicherheitsfunktionen
Einzelne Beträge wirken oft überschaubar. Über mehrere Jahre können jedoch erhebliche Gesamtkosten entstehen.
Besonders schwierig wird dies, wenn verschiedene Systeme parallel ähnliche Funktionen bereitstellen.
Praktischer Gegenvorschlag: Kostenentwicklungen über mehrere Jahre simulieren und regelmäßig überprüfen.
6. Fehlende Transparenz erschwert strategische Entscheidungen
Wenn die tatsächlichen IT-Kosten nicht bekannt sind, wird es schwierig:
- Investitionen zu bewerten
- Prioritäten festzulegen
- Einsparpotenziale zu erkennen
- Alternativen zu vergleichen
- politische Entscheidungen vorzubereiten
Diskussionen konzentrieren sich dann häufig auf einzelne Rechnungen oder Anschaffungen, während die eigentlichen Kostentreiber verborgen bleiben.
Praktischer Gegenvorschlag: IT-Kosten als Bestandteil der Organisationsentwicklung betrachten und nicht nur als Sachausgaben.
Ein pragmatischer Ansatz: Gesamtkosten statt Einzelrechnungen betrachten
Eine vollständige Kostenrechnung für sämtliche IT-Aufwände ist in kleinen Kommunen oft nicht realistisch. Dennoch kann bereits eine grobe Transparenz erhebliche Vorteile bringen.
In der Praxis haben sich insbesondere folgende Fragen bewährt:
- Welche Systeme verursachen den größten Betreuungsaufwand?
- Wo entstehen regelmäßig Doppelarbeiten?
- Welche Verträge laufen dauerhaft weiter?
- Welche Prozesse benötigen besonders viele Ressourcen?
- Wo entstehen Abhängigkeiten von einzelnen Personen oder Dienstleistern?
Dadurch entsteht ein deutlich realistischeres Bild als durch reine Betrachtung von Lizenz- oder Hardwarekosten.
Ziel sollte nicht maximale Genauigkeit sein, sondern eine belastbare Grundlage für Entscheidungen.
Fazit
Viele Kommunen kennen ihre IT-Ausgaben, aber nicht ihre tatsächlichen IT-Kosten. Die größten Aufwände entstehen häufig nicht durch Hardware oder Software, sondern durch Prozesse, Betreuung, Abstimmungen und organisatorische Komplexität.
Wer ausschließlich Anschaffungskosten betrachtet, übersieht oft die eigentlichen Kostentreiber der Digitalisierung.
Gute Entscheidungen entstehen deshalb nicht durch die Frage:
„Was kostet die Software?“
Sondern durch die deutlich wichtigere Frage:
„Welche Gesamtkosten entstehen für die Verwaltung über die gesamte Nutzungsdauer?“
Erst wenn diese Frage beantwortet wird, können Investitionen, Outsourcing, Cloud-Lösungen oder neue Fachverfahren realistisch bewertet werden.