openDesk statt Microsoft: Was kleine Kommunen jetzt prüfen sollten
Viele kleine Kommunen nutzen seit Jahren Microsoft Office und Exchange – weil es funktioniert und niemand im Haus die Zeit hat, Alternativen zu prüfen. Gleichzeitig wächst der Druck, digitale Abhängigkeiten zu reduzieren. Ein aktueller Überblick zeigt: Erste Gemeinden und ganze Landesverwaltungen steigen auf die Open-Source-Suite openDesk um. Für Rathäuser ohne eigene IT-Abteilung stellt sich die Frage, ob und wie sie darauf reagieren können.
In den letzten Tagen hat sich die Debatte um digitale Souveränität konkretisiert. Laut einem aktuellen Bericht nutzen Behörden bundesweit derzeit rund 200.000 Arbeitsplätze die vom Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDiS) bereitgestellte Suite openDesk. Das sind zwar noch wenige im Vergleich zu den mehreren Millionen Beschäftigten im öffentlichen Dienst. Die Richtung ist jedoch klar: Schleswig-Holstein hat bereits 2025 große Teile der Verwaltung auf LibreOffice und open-Xchange umgestellt. Mecklenburg-Vorpommern ersetzt SharePoint durch Nextcloud. Thüringen plant für September 2026 den produktiven Test von openDesk an 1.000 Arbeitsplätzen. In Baden-Württemberg nutzen bereits rund 85.000 Lehrkräfte die Suite. Und – das ist für kleine Kommunen relevant – erste Gemeinden melden den Einstieg.
openDesk ist ein Cloud-Paket aus bewährten Open-Source-Komponenten (unter anderem Nextcloud, open-Xchange, Element und Jitsi). Es soll Mail, Kalender, Dateiablage, Videokonferenzen und gemeinsame Dokumentenbearbeitung abdecken. Das ZenDiS betreibt und weiterentwickelt die Lösung gezielt für die öffentliche Verwaltung. Ziel ist, kritische Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern zu verringern und gleichzeitig datenschutz- und sicherheitskonforme Alternativen bereitzustellen.
Für eine Kommune ohne eigene IT-Abteilung bedeutet das vor allem eines: Die Entscheidung fällt nicht im Rathaus allein. In der Praxis laufen die meisten Arbeitsplätze über kommunale IT-Dienstleister (zum Beispiel AKDB, Komm.ONE oder regionale Anbieter). Diese müssen die Suite erst freigeben, anbinden und den Support sicherstellen. Gleichzeitig stehen viele Kommunen vor laufenden Microsoft-Verträgen und eingespielten Arbeitsabläufen. Ein kompletter Wechsel ist deshalb selten der erste sinnvolle Schritt.
Was können und sollten kleine Kommunen jetzt tun?
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Bestandsaufnahme machen
Welche Microsoft-Produkte sind im Einsatz (Office, Exchange, SharePoint, Teams)? Wie lange laufen die Verträge noch? Welche Fachverfahren sind an die Office-Umgebung angebunden?
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Beim IT-Dienstleister nachfragen
Ob und ab wann openDesk oder vergleichbare Lösungen angeboten werden. Viele Dienstleister beobachten die Entwicklung und prüfen Pilotprojekte.
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Kleine, risikofreie Tests starten
Einige Kommunen beginnen mit einzelnen Teams oder mit der Nutzung von LibreOffice lokal parallel zu Microsoft. Das senkt die Einstiegshürde und zeigt, wo reale Probleme entstehen (zum Beispiel Formatierungen oder Makros).
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Sicherheits- und Datenschutzanforderungen klären
openDesk wird als souveräne Alternative positioniert. Trotzdem müssen die eigenen Anforderungen (IT-Grundschutz, Datenschutz, Anbindung an bestehende Fachverfahren) geprüft werden – am besten gemeinsam mit dem Dienstleister oder dem zuständigen Landesdienstleister.
Konkretes Beispiel aus der Praxis: Einige kleinere Verwaltungen nutzen openDesk bereits für die interne Zusammenarbeit und behalten Microsoft vorerst für externe Dokumente und spezielle Fachverfahren. So entsteht ein schrittweiser Übergang statt eines Big-Bang-Wechsels.
Wichtig ist die realistische Einordnung: openDesk ist noch nicht flächendeckend ausgereift für jeden Anwendungsfall. Der Marktanteil bleibt gering, und viele Behörden testen parallel. Für kleine Kommunen ist der Nutzen vor allem strategisch: Wer früh prüft, kann bei kommenden Ausschreibungen und Vertragsverlängerungen bessere Entscheidungen treffen und ist auf mögliche Vorgaben zur digitalen Souveränität vorbereitet.
Fazit
Die Bewegung hin zu openDesk und vergleichbaren Lösungen nimmt zu. Für kleine Kommunen ohne eigene IT ist das keine Aufforderung zum sofortigen Wechsel, sondern ein Anlass, den eigenen Status quo zu kennen und mit dem IT-Dienstleister ins Gespräch zu gehen. Wer unsicher ist, welche Schritte jetzt sinnvoll sind und wo die größten Abhängigkeiten liegen, sollte den Digitalisierungscheck nutzen. Der Check hilft, den konkreten Handlungsbedarf für die eigene Kommune einzuordnen – praxisnah und ohne Technikjargon.