Once-Only und Registermodernisierung – wenn der Bürger nicht mehr die Schnittstelle zwischen Behörden sein muss

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Einer der erstaunlichsten Medienbrüche der öffentlichen Verwaltung ist bis heute vollkommen alltäglich:

Eine Behörde benötigt eine Information, die einer anderen Behörde bereits vorliegt – und der Bürger muss sie erneut beschaffen und einreichen.

Meldebescheinigungen, Registerauszüge oder andere Nachweise werden beantragt, gespeichert, ausgedruckt oder als PDF weitergeleitet, obwohl die entsprechenden Daten innerhalb der öffentlichen Verwaltung bereits vorhanden sind.

Das sogenannte Once-Only-Prinzip soll diesen Ablauf grundlegend verändern.

1. Was bedeutet Once-Only?

Das Grundprinzip ist einfach:

Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen sollen Informationen möglichst nur einmal an die Verwaltung übermitteln müssen.

Benötigt eine andere Behörde dieselben Informationen für einen Verwaltungsprozess, sollen diese künftig – soweit rechtlich zulässig – sicher elektronisch aus der zuständigen Quelle abgerufen werden können.

Damit verändert sich ein grundlegendes Prinzip bisheriger Verwaltungsarbeit.

Heute lautet der Prozess häufig:

  1. Behörde A besitzt einen Nachweis.
  2. Behörde B benötigt ihn.
  3. Der Bürger fordert ihn bei Behörde A an.
  4. Der Bürger reicht ihn bei Behörde B ein.
  5. Behörde B prüft den Nachweis.

Künftig soll dieser Datenaustausch stärker unmittelbar zwischen den beteiligten Verwaltungsstellen erfolgen können.

2. Das NOOTS bildet dafür eine technische Grundlage

Eine zentrale Rolle spielt das Nationale Once-Only-Technical-System, kurz NOOTS.

Es soll einen sicheren Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Registern und Verwaltungsstellen ermöglichen.

Anfang 2026 wurden erste produktive Nachweisdatenabrufe über diese Infrastruktur umgesetzt.

Damit hat sich die Registermodernisierung von einem langfristigen Konzept zu einer tatsächlich eingesetzten technischen Infrastruktur weiterentwickelt.

Der weitere Flächenrollout ist jedoch eine erhebliche organisatorische Aufgabe, weil die deutsche Registerlandschaft stark föderal und dezentral aufgebaut ist.

3. Warum betrifft das gerade Kommunen?

Zahlreiche relevante Register und Verwaltungsdaten werden auf kommunaler Ebene geführt oder in kommunalen Verfahren benötigt.

Deshalb kann Registermodernisierung nicht ausschließlich auf Bundesebene stattfinden.

Kommunale Fachverfahren müssen perspektivisch in der Lage sein:

  • standardisierte Nachweisdaten bereitzustellen
  • notwendige Daten digital abzurufen
  • Abfragen sicher zu verarbeiten
  • die Herkunft von Nachweisen nachvollziehbar zu behandeln

Damit wird die Qualität der kommunalen Fachverfahren und ihrer Schnittstellen unmittelbar relevant.

Praktischer Gegenvorschlag: Bei neuen Fachverfahren nicht nur die aktuelle Funktionalität, sondern auch die zukünftige Anschlussfähigkeit an standardisierte Verwaltungsinfrastrukturen berücksichtigen.

4. Once-Only ist mehr als eine technische Schnittstelle

Auf den ersten Blick wirkt Once-Only wie ein klassisches IT-Projekt: Systeme werden miteinander verbunden und Daten automatisch übertragen.

Tatsächlich entstehen jedoch zahlreiche fachliche Fragen:

  • Welche Behörde ist für welche Information die verlässliche Quelle?
  • Welche Daten werden für einen konkreten Prozess tatsächlich benötigt?
  • Wann darf ein Nachweis automatisiert abgerufen werden?
  • Wie werden fehlerhafte oder widersprüchliche Daten behandelt?

Ein automatisierter Datenaustausch funktioniert deshalb nur, wenn auch die zugrunde liegenden Prozesse eindeutig beschrieben sind.

Praktischer Gegenvorschlag: Registermodernisierung nicht als reines IT-Projekt behandeln, sondern Fachbereiche frühzeitig einbeziehen.

5. Gute Datenqualität wird wichtiger

Solange Daten lediglich intern in einem einzelnen Fachverfahren verwendet werden, können bestimmte Unklarheiten über Jahre unbemerkt bleiben.

Werden Registerdaten künftig automatisiert von anderen Behörden genutzt, steigt die Bedeutung ihrer Qualität erheblich.

Fehlerhafte oder veraltete Daten können dann nicht mehr nur einen einzelnen lokalen Prozess betreffen, sondern Folgeprozesse in anderen Behörden beeinflussen.

Dadurch gewinnen folgende Themen an Bedeutung:

  • eindeutige Datenstrukturen
  • aktuelle Stammdaten
  • klare Zuständigkeiten
  • nachvollziehbare Korrekturprozesse

Datenqualität wird damit von einer internen Fachaufgabe zunehmend zu einem Bestandteil föderaler digitaler Verwaltungsprozesse.

6. Bürgerinnen und Bürger sollen entlastet werden – nicht die Kontrolle verlieren

Once-Only bedeutet nicht, dass Behörden beliebig Daten untereinander austauschen können.

Datenschutz, Zweckbindung und die rechtlichen Voraussetzungen des jeweiligen Abrufs bleiben entscheidend.

Der wesentliche Unterschied besteht vielmehr darin, dass der technische Transport eines vorhandenen Nachweises nicht mehr zwangsläufig durch die Bürgerinnen und Bürger selbst erfolgen muss.

Damit kann ein klassischer Verwaltungsaufwand entfallen:

„Bitte reichen Sie einen Nachweis ein, den eine andere staatliche Stelle selbst ausgestellt hat.“

7. EUDI-Wallet und Once-Only ergänzen sich

EUDI-Wallet und Registermodernisierung verfolgen unterschiedliche, aber miteinander verbundene Ansätze.

Die Wallet ermöglicht Bürgerinnen und Bürgern, digitale Identitätsdaten und Nachweise selbst kontrolliert zu verwenden.

Once-Only ermöglicht dagegen den sicheren Datenaustausch zwischen Verwaltungsstellen.

Perspektivisch entsteht dadurch eine wesentlich flexiblere Verwaltungsarchitektur:

  • Identität kann digital nachgewiesen werden.
  • bestimmte Nachweise können über die Wallet vorgelegt werden.
  • andere Informationen können mit entsprechender Grundlage direkt aus Registern abgerufen werden.

Genau dieses Zusammenspiel kann Verwaltungsverfahren deutlich komfortabler machen.

8. Der eigentliche Nutzen liegt in der Ende-zu-Ende-Digitalisierung

Once-Only entfaltet seinen Nutzen nicht dadurch, dass ein weiterer technischer Basisdienst existiert.

Entscheidend ist, dass dadurch komplette Verwaltungsprozesse vereinfacht werden.

Ein digitales Verfahren sollte perspektivisch möglichst vermeiden:

  • unnötige Mehrfacheingaben
  • manuell hochgeladene Standardnachweise
  • Übertragungen zwischen verschiedenen Fachverfahren
  • zusätzliche Rückfragen wegen bereits vorhandener Informationen

Dann entsteht nicht nur ein besserer Bürgerservice, sondern tatsächlich weniger Verwaltungsaufwand.

Ein pragmatischer Ansatz: Kommunen müssen ihre Registerlandschaft kennen

Niemand erwartet, dass eine kleine Kommune selbst eine bundesweite Registerarchitektur entwickelt.

Sie sollte jedoch wissen:

  • Welche relevanten Register werden vor Ort geführt?
  • Welche Fachverfahren stehen dahinter?
  • Welche Daten werden regelmäßig von anderen Stellen benötigt?
  • Welche Nachweise fordert die Kommune selbst regelmäßig an?
  • Welche Systeme werden in den kommenden Jahren ersetzt?

Diese Übersicht wird zunehmend wichtig, wenn zentrale Anschlussverfahren in die Fläche kommen.

Fazit

Das Once-Only-Prinzip klingt zunächst unspektakulär. Seine konsequente Umsetzung könnte jedoch einen der größten alltäglichen Medienbrüche der öffentlichen Verwaltung beseitigen.

Bürgerinnen und Bürger sollten langfristig nicht mehr dafür zuständig sein, Informationen zwischen staatlichen Stellen zu transportieren, die der Verwaltung bereits vorliegen.

Für Kommunen bedeutet das neue Anforderungen an Prozesse, Datenqualität und Fachverfahren – gleichzeitig aber auch die Chance auf echte Entlastung.

Die entscheidende Frage lautet nicht mehr:

„Welchen Nachweis muss der Bürger noch hochladen?“

Sondern:

„Warum fragen wir diese Information überhaupt erneut ab, wenn sie einer öffentlichen Stelle bereits vorliegt?“

Wenn Verwaltungsdigitalisierung diese Frage konsequent beantwortet, wird sie erstmals nicht nur digitaler – sondern tatsächlich einfacher.