Kommunale Digitalisierung 2026 – warum Online-Formulare allein nicht mehr ausreichen
Seit Jahren wird über die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung gesprochen. Onlinezugangsgesetz, Nutzerkonten, Einer-für-Alle-Dienste, Registermodernisierung, BundID und digitale Fachverfahren haben eine Vielzahl neuer Strukturen hervorgebracht.
Trotzdem erleben Bürgerinnen und Bürger auch 2026 noch sehr unterschiedliche digitale Verwaltungsangebote.
Manche Leistungen können vollständig online beantragt werden. Bei anderen endet die Digitalisierung nach dem elektronischen Formular: Nachweise müssen nachgereicht, Identitäten separat geprüft oder Daten anschließend manuell in Fachverfahren übertragen werden.
Die entscheidende Frage ist deshalb längst nicht mehr, ob irgendwo ein Online-Formular existiert – sondern ob der gesamte Verwaltungsprozess digital funktioniert.
1. Das ursprüngliche OZG-Ziel wurde nicht vollständig erreicht
Der ursprüngliche Anspruch war groß: Verwaltungsleistungen sollten flächendeckend digital zugänglich werden.
Dieses Ziel wurde nicht vollständig erreicht.
Die Ursachen sind vielfältig:
- föderal unterschiedliche IT-Strukturen
- fehlende Schnittstellen
- komplexe Zuständigkeiten
- begrenzte Ressourcen in Kommunen
- unterschiedliche Fachverfahren
- aufwendige organisatorische Einführung
Gerade auf kommunaler Ebene wurde deutlich, dass die Bereitstellung eines zentral entwickelten Onlinedienstes allein noch keine funktionierende Digitalisierung erzeugt.
Ein Dienst muss tatsächlich an die zuständige Behörde, deren Fachverfahren und organisatorische Abläufe angebunden werden.
2. Der Schwerpunkt verschiebt sich zur Ende-zu-Ende-Digitalisierung
Inzwischen verändert sich deshalb die Zielsetzung.
Nicht nur der Antragseingang soll digital sein. Der gesamte Prozess soll möglichst ohne unnötige Medienbrüche funktionieren:
- digitale Antragstellung
- sichere Identifizierung
- digitale Übermittlung notwendiger Nachweise
- Übernahme in das Fachverfahren
- digitale Bearbeitung
- digitale Rückmeldung und Zustellung
Dieser Ansatz ist wesentlich anspruchsvoller als ein Online-Formular – bietet aber auch den eigentlichen Effizienzgewinn.
Praktischer Gegenvorschlag: Kommunale Digitalisierungsprojekte künftig anhand der gesamten Prozesskette statt anhand der Zahl vorhandener Onlineformulare bewerten.
3. Der Rollout vorhandener Lösungen wird wichtiger als immer neue Entwicklung
Eine zentrale Erkenntnis der letzten Jahre lautet:
Deutschland hat nicht nur ein Entwicklungsproblem, sondern vor allem ein Rolloutproblem.
Digitale Verwaltungsdienste können technisch bereits existieren, ohne dass sie in jeder zuständigen Kommune tatsächlich produktiv eingesetzt werden.
Deshalb konzentrieren sich aktuelle Ansätze zunehmend auf:
- technische Anschlussfähigkeit
- organisatorisches Onboarding
- standardisierte Einführung
- Nachnutzung vorhandener Lösungen
In Bayern und Hessen wird 2026 beispielsweise ein neuer Ansatz erprobt, bei dem bereits vorhandene Verwaltungsleistungen gezielt flächendeckend in die kommunale Praxis gebracht werden sollen.
Das ist eine wichtige Veränderung: Erfolg wird nicht mehr allein daran gemessen, ob ein Dienst entwickelt wurde, sondern ob er tatsächlich bei den zuständigen Behörden funktioniert.
4. Digitale Identität wird zur grundlegenden Infrastruktur
Ein vollständig digitaler Verwaltungsprozess benötigt häufig eine sichere Antwort auf die Frage:
„Wer stellt diesen Antrag?“
Genau hier gewinnen zentrale digitale Identitäten an Bedeutung.
Nach dem Onlinezugangsgesetz erfolgt die Identifizierung und Authentifizierung natürlicher Personen für elektronische Verwaltungsleistungen im Portalverbund grundsätzlich über das zentrale Bürgerkonto des Bundes.
Je nach notwendigem Vertrauensniveau müssen geeignete elektronische Identifizierungsmittel verwendet werden.
Hinzu kommt nun die europäische Entwicklung: Bis Ende 2026 sollen die EUDI-Wallets verfügbar werden. Öffentliche Stellen müssen sich deshalb darauf vorbereiten, diese digitale Identität für entsprechende Dienste zu akzeptieren.
Damit entwickelt sich die digitale Identifizierung von einer optionalen Komfortfunktion zu einer grundlegenden Komponente moderner Verwaltungsleistungen.
5. „Online ohne Identifizierung“ wird für viele Verfahren nicht genügen
Viele kommunale Angebote bestehen heute noch aus einfachen Webformularen.
Das kann für unkomplizierte Anliegen vollkommen ausreichend sein – beispielsweise allgemeine Mitteilungen oder unverbindliche Kontaktanfragen.
Anders sieht es aus, wenn ein Verwaltungsverfahren eine belastbare Identitätsfeststellung benötigt.
Dann muss der digitale Weg eine geeignete elektronische Identifizierung ermöglichen.
Kommunen sollten deshalb unterscheiden:
- Welche Leistungen benötigen überhaupt keine Identifizierung?
- Wo genügt ein niedrigeres Vertrauensniveau?
- Wo ist ein substanzieller Identitätsnachweis erforderlich?
- Wo ist ein hohes Vertrauensniveau notwendig?
Praktischer Gegenvorschlag: Bestehende Onlineangebote nicht nur nach Fachbereichen, sondern zusätzlich nach ihrem Identifizierungsbedarf erfassen.
6. Die Kommune muss nicht jede Infrastruktur selbst betreiben
Gerade kleine Kommunen könnten angesichts dieser Entwicklung schnell den Eindruck gewinnen, dass eine weitere technische Großaufgabe auf sie zukommt.
Genau das sollte jedoch vermieden werden.
Zentrale Basisdienste sollen es ermöglichen, Funktionen wie:
- Identifizierung
- sichere Kommunikation
- Nachweisaustausch
- standardisierte Antragswege
gemeinsam zu nutzen.
Die kommunale Aufgabe besteht deshalb vor allem darin, anschlussfähig zu sein und vorhandene Infrastruktur sinnvoll zu nutzen.
Das verändert auch Anforderungen an Softwareanbieter: Fachverfahren und Online-Dienste müssen stärker über standardisierte Schnittstellen mit zentralen Komponenten zusammenarbeiten.
7. Digitalisierung wird zunehmend zur Organisationsfrage
Je stärker zentrale technische Komponenten standardisiert werden, desto deutlicher tritt eine andere Herausforderung hervor:
Die Technik allein digitalisiert keine Verwaltung.
Kommunen müssen weiterhin klären:
- Wer bearbeitet einen digitalen Eingang?
- Wie werden Zuständigkeiten verteilt?
- Wie laufen Vertretungen?
- Welche Daten werden ins Fachverfahren übernommen?
- Wie werden elektronische Rückmeldungen versendet?
Deshalb wird Verwaltungsdigitalisierung zunehmend zu einem Organisationsprojekt – und weniger zu einer Sammlung einzelner IT-Projekte.
Ein pragmatischer Ansatz: Vom Bestand aus planen
Kleine Kommunen benötigen keine eigene umfassende Digitalstrategie mit hunderten Einzelmaßnahmen.
Eine einfache Bestandsaufnahme kann bereits viel bewirken:
- Welche relevanten Verwaltungsleistungen werden angeboten?
- Welche sind bereits digital verfügbar?
- Welche funktionieren tatsächlich Ende-zu-Ende?
- Welche benötigen eine sichere Identifizierung?
- Welche zentralen Dienste können nachgenutzt werden?
- Wo bestehen Medienbrüche zu den Fachverfahren?
Daraus lässt sich eine realistische Priorisierung ableiten.
Fazit
Die kommunale Verwaltungsdigitalisierung ist 2026 weder abgeschlossen noch gescheitert. Sie befindet sich vielmehr in einem Übergang.
Die erste Phase konzentrierte sich stark darauf, Verwaltungsleistungen überhaupt online verfügbar zu machen. Die nächste Phase wird anspruchsvoller: Identität, Nachweise, Fachverfahren und Kommunikation müssen zu durchgängigen digitalen Prozessen verbunden werden.
Digitale Identitätsnachweise und die kommende EUDI-Wallet werden dabei eine zunehmend wichtige Rolle spielen.
Die entscheidende Frage für Kommunen lautet deshalb nicht mehr:
„Wie viele unserer Leistungen gibt es online?“
Sondern:
„Welche unserer Verwaltungsleistungen können Bürgerinnen und Bürger tatsächlich vollständig digital erledigen?“
Genau an dieser Stelle entscheidet sich, ob Verwaltungsdigitalisierung nur nach außen sichtbar ist – oder im Alltag tatsächlich Wirkung entfaltet.