Online-Antrag da, Bürger trotzdem im Amt: Warum der Online-Ausweis jetzt zählt

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Im Rathaus liegt der Online-Antrag längst bereit. Trotzdem stehen die Leute am Schalter – oft nicht, weil der Dienst fehlt, sondern weil die PIN für den Online-Ausweis unbekannt oder der Brief verschwunden ist. Für kleine Gemeinden ohne eigene IT-Abteilung ist das keine Randnotiz: Jeder ungenutzte Online-Dienst bedeutet weiter Termine, Papier und Wartezeiten im Bürgeramt.

Eine Umfrage des Fachmagazins c’t unter Städten vom 23. September 2026 zeigt, wie weit die Nutzung digitaler Anträge auseinanderliegt: zwischen 3 und 98 Prozent, je nach Leistung. Manche Online-Anträge erreichen über 90 Prozent. Häufig bremst jedoch genau das, was die Dienste rechtssicher machen soll: der elektronische Personalausweis (Online-Ausweis / eID) samt PIN und AusweisApp. (c’t / heise, 23.09.2026)

Das Muster kennt jedes Bürgeramt. Seit Juli 2017 wird der Personalausweis für Personen ab 16 Jahren mit eingeschalteter Online-Ausweisfunktion ausgegeben. Nutzen kann man sie erst, wenn eine eigene sechsstellige PIN gesetzt ist. Wer den PIN-Brief verlegt oder die Nummer vergessen hat, kommt mit dem Online-Dienst nicht weiter – und erscheint wieder persönlich. Die PIN im Bürgeramt zu setzen oder zurückzusetzen ist gebührenfrei. (Personalausweisportal / PAuswGebV)

Warum das gerade jetzt relevant ist

Am 2. Januar 2027 startet die deutsche EUDI-Wallet unter dem Namen d-you. Sie ist freiwillig, kostenfrei und speichert Nachweise verschlüsselt auf dem Gerät. Rund 40 Partner aus Verwaltung und Wirtschaft sind zum Launch vorgesehen, darunter die AKDB, der Landkreis Harz sowie die Städte Aachen, Dresden und Heidelberg. Wer die Wallet einrichten will, braucht in der Praxis weiterhin den Online-Ausweis und die PIN. (BMDS, Pressemitteilung 53/2026)

Gleichzeitig zeigt die Kfz-Zulassung, was passiert, wenn ein Dienst technisch da ist, aber wenig genutzt wird. KBA-Präsident Richard Damm nannte für die Online-Zulassung rund 8 Prozent im Jahr 2024, rund 15 Prozent 2025 und knapp 22 Prozent im bisherigen Jahr 2026. Als Gründe nannte er fehlende Bekanntheit und zu wenig Erklärung, was man dafür braucht. (n-tv / AFP, 26.08.2026)

Der Deutsche Städtetag hat am 23. September 2026 in Kassel genau diese Zentralisierung der internetbasierten Kfz-Zulassung beim Kraftfahrt-Bundesamt als zweiten Schwerpunkt neben der Finanzlage behandelt. Hauptgeschäftsführer Christian Schuchardt unterstützt eine zentrale Organisation standardisierter Verfahren grundsätzlich. Kritisch sei, dass der Bund zunächst die bereits digitalisierten, vergleichsweise einfachen Fälle übernehmen wolle, während komplexe und personalintensive Vorgänge vor Ort blieben. Entlastung finde dann kaum statt. (dpa / ZEIT, 23.09.2026)

Für eine Gemeinde ohne eigene Zulassungsstelle und ohne eigene IT heißt das nicht: selbst ein Portal bauen. Es heißt: die Hürde vor der Haustür senken – PIN, AusweisApp, klare Hinweise auf der Website – und knappe Kapazität nicht in Eigenentwicklungen stecken, die der Bund später zentralisiert.

Was kleine Kommunen ohne IT-Abteilung jetzt tun können

PIN-Hilfe als Standard im Bürgeramt führen. Bei jeder Ausweisausgabe die PIN setzen lassen, nicht nur den Brief mitgeben. Wer den Brief verloren hat: Rücksetzung vor Ort ist gebührenfrei und oft ohne extra Termin möglich. Das BMDS hat für die zweite Jahreshälfte 2026 außerdem die befristete, für Nutzer kostenfreie Wiederaufnahme des zentralen PIN-Rücksetzdienstes angekündigt – ausdrücklich als Begleitung zum Start der deutschen EUDI-Wallet. (c’t / BMDS, 11.05.2026)

Auf der Gemeinde-Website drei Sätze statt eines extra Portals. Welche drei Online-Leistungen werden am häufigsten nachgefragt? Dahinter: Link ins Landes- oder Verbundportal, Hinweis „Personalausweis mit PIN und AusweisApp nötig“, Link zur PIN-Hilfe. Kein eigenes Antragsformular programmieren.

Den IT-Dienstleister fragen, nicht selbst bauen. AKDB, Komm.ONE und vergleichbare Verbünde binden Identitäten und Fachverfahren an. Eine kleine Gemeinde prüft, ob BundID / Online-Ausweis an den genutzten Diensten hängt – und ob d-you ab 2027 als weiterer Zugang vorgesehen ist. Eigenbau erhöht nur den späteren Anpassungsaufwand.

Mini-Checkliste für die nächste Amtsleitungssitzung

  • Wird bei jeder Ausweisausgabe die PIN aktiv gesetzt – ja oder nein?
  • Steht auf der Startseite der Website ein sichtbarer Hinweis „Online-Ausweis / PIN vergessen“ mit Öffnungszeiten?
  • Welche drei Leistungen verursachen die längsten Schlangen – und sind sie im Landesportal überhaupt online?
  • Hat der kommunale IT-Dienstleister einen Terminplan für d-you / EUDI genannt?
  • Wer erklärt Bürgern in zwei Minuten AusweisApp und NFC-Smartphone – Schalter, Flyer oder beides?

Beispiel A: Eine Gemeinde mit 4.000 Einwohnern muss kein Kfz-Portal betreiben. Sie kann aber auf der Website zur Kreis-Zulassung den Satz ergänzen: „Online geht das mit Personalausweis und PIN. PIN vergessen? Wir setzen sie im Bürgeramt gebührenfrei.“

Beispiel B: Stehen montags die meisten Leute wegen Wohnsitzänderung oder Führungszeugnis da, lohnt sich kein neues Formular, sondern ein Aushang am Schalter: „Diesen Antrag können Sie von zu Hause stellen, wenn die PIN sitzt. Wir helfen in fünf Minuten.“

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Fazit

Digitale Verwaltung scheitert in kleinen Kommunen selten am fehlenden Online-Formular. Sie scheitert daran, dass der Zugang – Online-Ausweis und PIN – nicht erklärt und nicht mitausgegeben wird. d-you ändert das ab Januar 2027 nicht von allein.

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