openDesk in der Praxis: Wie kleine Kommunen die Microsoft-Abhängigkeit Schritt für Schritt reduzieren können
In vielen Rathäusern läuft der Alltag noch über Microsoft-Produkte: E-Mails, Dokumente, gemeinsame Ablagen. Gleichzeitig steigen die Kosten, die Abhängigkeiten werden spürbarer und die politische Debatte um digitale Souveränität wird lauter. Gerade kleine Kommunen ohne eigene IT-Abteilung fragen sich: Müssen wir jetzt umstellen – und wenn ja, wie ohne großen Aufwand?
In den letzten Tagen hat das Thema erneut Aufmerksamkeit bekommen. Ein längerer Bericht in der Fachpresse (c’t / heise, 31.08.2026) zeigt: Immer mehr Behörden – von Landesverwaltungen bis hin zu ersten kleinen Kommunen – stellen Teile ihres Arbeitsplatzes auf die Open-Source-Suite openDesk um. openDesk wird vom bundeseigenen Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDiS) bereitgestellt und bündelt bewährte Open-Source-Komponenten für E-Mail, Kalender, Dokumentenbearbeitung, Dateiablage, Chat und Videokonferenzen unter einer gemeinsamen Oberfläche.
Aktuell nutzen Behörden bundesweit rund 200.000 Arbeitsplätze das Cloud-Angebot von openDesk. Das ist noch ein kleiner Anteil an den mehreren Millionen PC-Arbeitsplätzen im öffentlichen Dienst, aber die Richtung ist klar. Schleswig-Holstein hat bereits 2025 große Teile der Landesverwaltung umgestellt, Baden-Württemberg betreibt zehntausende Lehrkräfte-Arbeitsplätze damit, Thüringen startet im September 2026 einen produktiven Test mit 1.000 Plätzen. Auch in Mecklenburg-Vorpommern und auf Bundesebene (u. a. Bundesagentur für Arbeit, Rentenversicherung) laufen Erprobungen und schrittweise Einführungen. Der Heise-Bericht erwähnt ausdrücklich, dass mittlerweile auch erste kleine Kommunen den Umstieg melden.
Warum ist das für kleine Kommunen relevant?
Kleine Gemeinden und Städte ohne eigene IT-Abteilung sind besonders stark auf fertige, wartungsarme Lösungen angewiesen. Microsoft 365 oder lokale Exchange-/Office-Installationen funktionieren, binden aber langfristig an einen Anbieter, an Lizenzmodelle und an US-amerikanische Rechtsräume. openDesk bietet eine Alternative, die:
- auf europäischen bzw. deutschen Servern betrieben werden kann,
- Open Source ist und damit nachvollziehbar bleibt,
- als Cloud-Dienst oder (mit Unterstützung) on-premises genutzt werden kann,
- über kommunale IT-Dienstleister oder Rahmenverträge beschafft werden kann.
Wichtig: openDesk ist kein kompletter Ersatz für alle Fachverfahren. Es geht vor allem um den digitalen Arbeitsplatz (Bürokommunikation und Kollaboration). Fachverfahren (Meldewesen, Finanzwesen, Bau etc.) bleiben zunächst unberührt und werden weiterhin über die bekannten Anbieter (AKDB, Komm.ONE und andere) betrieben.
Praktische Auswirkungen und was man jetzt tun kann
Für eine Kommune ohne eigene IT-Abteilung bedeutet der Einstieg vor allem Organisation und Entscheidung, nicht tiefes Technikwissen:
- Bestandsaufnahme machen Welche Microsoft-Produkte werden tatsächlich genutzt? Wie viele Nutzer? Welche kritischen Abhängigkeiten bestehen (z. B. Exchange on-premises, SharePoint, Teams)?
- Mit dem IT-Dienstleister sprechen Viele kommunale IT-Dienstleister und Zweckverbände können openDesk bereits anbieten oder planen es. Fragen Sie konkret nach Verfügbarkeit, Support und Migrationspfaden.
- Klein starten Ein Pilot mit wenigen Arbeitsplätzen (Bürgermeisterbüro, Bauamt oder ein Fachbereich) ist oft der vernünftigste Weg. So lassen sich Alltagstauglichkeit und Akzeptanz prüfen, ohne den gesamten Betrieb umzustellen.
- Sicherheit und Betrieb klären openDesk wird vom ZenDiS weiterentwickelt und härtet schrittweise (u. a. in Richtung IT-Grundschutz). Trotzdem sollte der Betrieb über einen professionellen Partner laufen – Selbsthosting ohne Know-how ist für kleine Kommunen in der Regel keine realistische Option.
Checkliste für den Einstieg:
- Aktuelle Lizenz- und Vertragssituation mit Microsoft dokumentieren
- Gespräch mit dem kommunalen IT-Dienstleister führen
- Informationen auf zendis.de und opendesk.eu sichten
- Interne Akzeptanz prüfen (Schulungsbedarf, Gewohnheiten)
- Entscheidung über Pilotumfang treffen
Was openDesk (noch) nicht löst
Die Suite ersetzt keine Fachverfahren und löst auch nicht automatisch alle Schnittstellenprobleme. Die Anbindung an bestehende Fachverfahren ist weiterhin eine Aufgabe der IT-Dienstleister und Softwareanbieter. Wer heute umstellt, sollte realistische Erwartungen haben: Der Nutzen liegt vor allem in geringerer Anbieterabhängigkeit, klareren Datenstandorten und langfristig besseren Kosten- und Kontrollmöglichkeiten.
Fazit
Digitale Souveränität ist kein abstraktes politisches Ziel, sondern wird konkret, wenn der nächste Lizenzvertrag ansteht oder ein Sicherheitsvorfall den Betrieb beeinträchtigt. openDesk ist eine der wenigen ausgereiften Alternativen, die bereits produktiv in der öffentlichen Verwaltung läuft – auch in kleineren Einheiten.
Ob und in welchem Umfang ein Einstieg sinnvoll ist, hängt von der individuellen Situation ab: Anzahl der Arbeitsplätze, bestehende Verträge, verfügbarer Support über den IT-Dienstleister und die interne Bereitschaft.
Wenn Sie unsicher sind, wo Ihre Kommune steht und welche nächsten Schritte realistisch sind, nutzen Sie den Digitalisierungs-Check auf ps-gov.de. Er hilft, den aktuellen Stand zu erfassen und priorisierte Handlungsfelder zu erkennen – ohne Verkaufsdruck und auf die Bedürfnisse kleiner Kommunen zugeschnitten.